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jeudi 11 août 2022

Comment configurer un message d’absence grâce à Outlook ?

Si vous comptez prendre un congé ou vous absenter quelques jours pour des vacances, il serait convenable d’avertir vos collègues et certains de vos contacts de votre départ temporaire. Heureusement, il existe une façon très simple de le faire et très rapide aussi, c’est d’utiliser les messages d’absences Outlook

Dans notre article d’aujourd’hui, nous allons justement vous parler de ces messages.

Pourquoi opter pour un message d’absence Outlook ?

Vous vous demandez certainement pourquoi vous devez vous orienter vers un message d’absence Outlook ? La réponse est simple, c’est plus facile d’envoyer à plusieurs contacts des emails les prévenant de votre absence et c’est précisément l’atout majeur des messages d’absence Outlook.

Quelles informations doit-on trouver dans un message d’absence Outlook ?

Les messages d’absence sont généralement destinés aux collèges, aux associés et surtout aux clients, c’est pour cette raison que vous devez faire très attention en les rédigeant. Vous devez donc impérativement mentionner les informations suivantes : 

  • L'objet de votre message ;
  • la date de départ ; 
  • la date de retour.
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Objet et date du message

Vous devez commencer votre message d’absence Outlook, par un objet clair, afin que la personne qui reçoit le message comprenne le but de ce dernier. Les dates sont aussi des informations plus qu’importantes à mentionner dans votre message, vous devez aviser les destinataires que vous serez absent ou en congé de telle à telle date avec précisions bien sûr. 

Dans le cas où vous n’avez pas mentionné dans votre message Outlook une période bien définie pour votre absence, il serait judicieux que vous désactiviez la fonction des réponses automatiques une fois que vous êtes de retour.

Recevoir un message urgent

Vous pouvez mentionner dans votre message d’absence Outlook comment on peut vous joindre en cas d’urgence. Bien évidement cette information reste facultative, mais quand on est professionnel, on se doit de le rester même en vacances. On vous conseille d’ajouter un numéro de téléphone ou une adresse mail joignable. Vous pouvez aussi proposer l’adresse d’un collège ou d’un proche pour qu’on puisse vous contacter facilement.

Configuration des messages d’absence sur Outlook et fonctionnalités

Pour configurer, de façon simple, un message d’absence Outlook, vous devez cliquer sur fichier, ce qui vous permettra d’accéder à la fenêtre des informations du compte. Une fois sur cette fenêtre, vous devez cliquer sur la réponse automatique, vous serez envoyé sur une nouvelle fenêtre grâce à laquelle vous aurez la possibilité d’activer l’option de réponse automatique. Vous pourrez aussi définir grâce à cette dernière la période d’envoi de vos messages.

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Par ailleurs, avec Outlook, vous pouvez rédiger deux messages ou notes différentes ! Par exemple, vous en écrivez un spécialement pour vos collègues et un autre pour vos clients ( celui-ci sera purement professionnel). L’envoi des deux messages se fera simultanément, ce qui vous fera gagner du temps et de l’effort.

Enfin, Outlook vous offre aussi la possibilité d’ajouter des règles bien précises, c'est-à-dire que si vous ne voulez recevoir aucun message, mais vous attendez tout de même un mail important, il suffit de mentionner cette précision dans la partie "ajouter une règle". Cette règle peut être modifiée, ou encore supprimée quand vous n’en aurez plus besoin. 

N’oubliez pas de cliquer sur ok pour valider toutes les opérations que vous avez effectuées au préalable. 

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